La présente politique de confidentialité décrit la manière dont SignFit collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel des utilisateurs et des signataires, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Informatique et Libertés »).
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données collectées via le site et la gestion des comptes est SIGNFIT SAS, dont les coordonnées figurent dans les mentions légales. Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez écrire à : privacy@signfit.fr.
Pour le traitement des documents mis en signature par un Utilisateur professionnel, SignFit agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, l'Utilisateur professionnel étant responsable de traitement. Un accord de traitement des données (DPA) est mis à disposition sur demande.
2. Données collectées
| Catégorie | Données concernées | Origine |
|---|---|---|
| Identification | Nom, prénom, adresse email, téléphone (facultatif) | Fournies par l'Utilisateur |
| Compte | Identifiants, mot de passe (chiffré), paramètres 2FA | Création de compte |
| Facturation | Coordonnées de facturation, historique des achats | Fournies à la commande |
| Paiement | Traitées directement par le prestataire de paiement ; SignFit ne stocke pas les numéros de carte | Prestataire de paiement |
| Documents et signataires | Documents déposés, identité et email des signataires, données du dossier de preuve | Fournies par l'Utilisateur |
| Preuve | Horodatages, adresse IP, empreinte du document, journal d'audit, consentement | Générées par le Service |
| Techniques | Données de connexion, logs, cookies | Collecte automatique |
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fourniture du service de signature | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Gestion du compte et de la relation client | Exécution du contrat |
| Facturation et obligations comptables | Obligation légale (art. 6.1.c) |
| Constitution et conservation de la preuve | Intérêt légitime / obligation légale |
| Sécurité du service et prévention de la fraude | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Envoi d'informations sur le service | Intérêt légitime ou consentement |
| Communications commerciales (le cas échéant) | Consentement (art. 6.1.a) |
4. Destinataires des données
Les données sont destinées aux personnels habilités de SignFit et, dans la stricte mesure nécessaire, à des sous-traitants techniques (hébergement, prestataire de signature, prestataire de paiement, service d'envoi d'emails). Ces sous-traitants sont soumis à des obligations contractuelles garantissant la protection des données. La liste des sous-traitants est disponible sur demande.
Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins commerciales.
5. Hébergement et transferts
L'ensemble des données et documents est hébergé exclusivement au sein de l'Union européenne. Aucun transfert de données en dehors de l'Union européenne n'est réalisé dans le cadre de la fourniture du Service. Cette localisation ne peut être modifiée.
6. Durées de conservation
- Données de compte : conservées pendant la durée d'utilisation du Service, puis supprimées ou anonymisées à la clôture du compte.
- Documents signés et preuves : conservés conformément aux besoins de preuve et aux obligations légales, sauf demande de suppression par l'Utilisateur, sous réserve des obligations de conservation.
- Données de facturation : conservées dix (10) ans conformément aux obligations comptables.
- Données de prospection : conservées trois (3) ans à compter du dernier contact.
- Logs techniques : conservés pour une durée limitée à des fins de sécurité.
7. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition, de portabilité, et le droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Vous pouvez exercer ces droits en écrivant à privacy@signfit.fr, accompagné le cas échéant d'un justificatif d'identité. SignFit répond dans un délai d'un (1) mois. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, www.cnil.fr.
Pour les documents traités pour le compte d'un Utilisateur professionnel, les demandes des signataires sont à adresser à cet Utilisateur, responsable de traitement, SignFit l'assistant en qualité de sous-traitant.
8. Sécurité
SignFit met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données : chiffrement au repos (AES-256) et en transit (TLS), authentification à double facteur, cloisonnement des espaces, journalisation des accès, tests de sécurité réguliers, et politique de gestion des incidents. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes, SignFit notifie la CNIL et, le cas échéant, les personnes concernées, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.
9. Cookies et traceurs
Le site utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, ainsi que, sous réserve de votre consentement, des cookies de mesure d'audience. Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter ou de refuser les cookies non essentiels. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment. Les cookies strictement nécessaires ne requièrent pas de consentement.
| Type de cookie | Finalité | Consentement |
|---|---|---|
| Nécessaires | Fonctionnement, session, sécurité | Non requis |
| Mesure d'audience | Statistiques de fréquentation | Requis |
| Préférences | Mémorisation des choix | Requis |
10. Modification de la politique
La présente politique peut être mise à jour pour tenir compte d'évolutions légales, réglementaires ou techniques. La version applicable est celle publiée sur le site. En cas de modification substantielle, les Utilisateurs en seront informés par un moyen approprié.
11. Contact
Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données, vous pouvez contacter SignFit à l'adresse privacy@signfit.fr ou par courrier à l'adresse du siège social figurant dans les mentions légales.